Tổ chức sự kiện là gì? Cách thức tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động khá mới mẻ tại Việt Nam hiện nay, nó không chỉ là một hình thức quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp mà còn hỗ trợ tích cực vào công tác xây dựng văn hóa doanh nghiệp mà ngày càng được nhiều tổ chức lựa chọn cho doanh nghiệp mình. Vậy tổ chức sự kiện là gì và hoạt động này được tổ chức thế nào? Mời bạn tham khảo bài việt dưới đây.

Tổ chức lễ khởi công động thổ

Tổ chức lế khai trương, khánh thành

Tổ chức tiệc tất niên, gala dinner

Tổ chức sự kiện là gì?

 

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ để chỉ việc tổ chức nên những hoạt động xã hội thuộc các  lĩnh vực như: thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…

 

to-chuc-su-kien-saigonteambuilding

 

Đây là một hoạt động mang tính đặc thù, yêu cầu tính quy mô và chuyên nghiệp cao. Do đó, những đơn vị tổ chức sự kiện ngày càng được hình thành với đội ngũ làm việc chuyên môn có qua đào tạo chất lượng. Một số hình thức sự kiện được tổ chức phổ biến hiện nay như: Hội nghị, hội thảo, meeting, teambuilding, hội chợ, sự kiện thể thao, văn hóa văn nghệ,…

 

 

Cách thức tổ chức sự kiện

 

Với yêu cầu về tính chất và quy mô chương trình ngày càng cao, ngày nay các đơn vị tổ chức sự kiện luôn phải đưa ra những kế hoạch cụ thể và xác thực để triển khai, đảm bảo quá trình diễn ra sự kiện được suôn sẻ và thành công nhất. Dưới đây là 4 bước triển khai 1 chương trình sự kiện bạn cần làm:

 

cach-to-chuc-su-kien

 

 

Xây dựng ý tưởng và chủ đề

 

Đây là bước quan trọng định hướng cho toàn bộ buổi sự kiện. Các đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm được chủ đề do doanh nghiệp đưa ra. Từ đó bám sát vào chủ đề để lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình. Những chủ đề đó có thể là: lễ khánh thành, thế kỉ niệm, lễ sinh nhật, lễ động thổ, từ thiện, triển lãm, hội chợ, liên hoan cuối năm, teambuilding, hội nghị, hội thảo,…Dựa vào chủ đề mỗi chương trình mà ý tưởng cũng như kịch bản chương trình sẽ khác nhau. Nên vấn đề nắm chắc đầu tiên chính là chủ đề của sự kiện đó.

 

Lên kịch bản và kế hoạch triển khai

 

Sau khi xác định được chủ đề và ý tưởng chương trình. Cần lên kịch bản cho sự kiện một cách chính xác và tuần tự. Việc gì diễn ra trước, việc gì diễn ra sau, điều này sẽ tránh được sự xáo trộn trong công việc, gây rối và mất bình tĩnh cho ban tổ chức.

Một phần quan trọng hơn nữa chính là phần kế hoạch cho chương trình. Để chương trình được diễn ra suôn sẻ nhất, bản kế hoạch cần được lên chi tiết và rõ ràng với các đầu mục như: Tổ chức ở đâu? Khi nào tổ chức? Tổ chức cho bao nhiêu người? Cần những đạo cụ hỗ trợ gì? Những đơn vị đồng hành, Ai làm MC? Ai hỗ trợ? Hoa, quà,…

 

to chuc hoi nghi khach hang

 

 

Dự trù kinh phí

 

Phần dự trù kinh phí để đảm bảo cho việc tất cả các khoản được chi tiêu hợp lý. Bạn cần liệt kê tất cả các chi phí trong chương trình, tính toán cẩn thận giữa nguồn tài trợ, khoản đóng góp của tổ chức hay cá nhân tham gia chương trình. Từ đó so sánh giữa bản dự trù với nguồn có sẵn để cân đối kinh phí cho chương trình.

 

Kiểm tra lại danh sách

 

Sau khi đã có bản kế hoạch chi tiết, việc tiếp thao cần làm là bạn liên hệ với những đơn vị phối hợp thực hiện như:âm thanh, ánh sáng, lễ tân,…đồng thời kiểm tra lại danh sách tất cả những đầu việc nhằm đảm bảo giảm thiểu tối đa những sự cố phát sinh trong chương trình.

Ngoài ra, việc lên danh sách những tình huống xấu có thể xảy ra cùng cách giải quyết nó cũng sẽ giúp bạn chủ động hơn và không bị rối khi chương trình diễn ra.

Một sự kiện được diễn ra thành công cần có công tác chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Hi vọng với những kiến thức trên, bạn sẽ hiểu tổ chức sự kiện là gì và cách thức tổ chức của nó ra sao. Nếu bạn có kế hoạch tổ chức cho doanh nghiệp mình những sự kiện sắp tới, hãy liên hệ với Sai gon Teambuilding – một đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Hà Nội và TP HCM với đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, kịch bản hấp dẫn, sẽ mang đến cho các bạn những sự kiện thành công và hiệu quả nhất.

 

 

Tổ chức sự kiện là gì? Cách thức tổ chức sự kiện