Tổ chức sự kiện là gì? Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì ?

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động quan trọng với doanh nghiệp. Đó bao gồm một số những sự kiện như: Khai trương, hội nghị hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới, gala, tiệc tri ân, hội nghị khách hàng,… Dù sự kiện đó có quy mô lớn hay nhỏ cũng không phải chuẩn bị qua loa mà có thể đạt được đầy đủ những mục tiêu đề ra. Mỗi một sự kiện đều bao gồm đầy đủ những yếu tố sau để đảm bảo cho chương trình được thành công.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức chương trình luôn là điều bạn cần làm đầu tiên trước khi tiến hành bất cứ công việc gì. Bạn cần lên chi tiết những việc cần triển khai như:

• Thứ tự các công việc cần chuẩn bị.
• Danh sách nhân viên thực hiện
• Phân chia công việc theo năng lực nổi trội.
• Đặt timeline cho từng đầu việc.
• …

Khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn hãy cố gắng theo bản kế hoạch đó và chỉnh sửa linh hoạt theo thực tế để đảm bảo chương trình được diễn ra đúng tiến độ.

Những nội dung bạn cần liệt kê trong bản kế hoạch là:

• Mục đích, ý nghĩa của sự kiện

• Lên danh sách khách mời
• Ngày giờ tổ chức
• Địa điểm tổ chức

Sau khi đã có 4 yếu tố chính này thì mọi vấn đề phía sau sẽ được dựa vào đây để tiến hành thực hiện.

Giấy mời trong sự kiện

Giấy mời mặc dù chỉ là một công cụ thông báo tới những vị khách của mình về ngày giờ, địa điểm tổ chức. Nhưng giấy mời ấn tượng, khác lạ sẽ là điểm cộng lớn cho sự kiện của bạn. Bạn hãy thiết kế một thiệp mời thật thú vị khiến cho bất kể vị khách nào khi cầm tờ thiệp cũng mỉm cười mà muốn đến dự hội nghị của bạn ngay. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý những nội dung bắt buộc cần có trên thiệp:

• Ngày giờ tổ chức
• Địa điểm tổ chức
• Mục đích của buổi lễ
• Những lợi ích mà khách mời nhận được trong sự kiện
• Yêu cầu về trang phục (nếu cần)
• Mời thân nhân khách mời (nếu cần)

Trang trí không gian tổ chức sự kiện

Hội trường cho sự kiện hội nghị khách hàng không cần lộng lẫy như một lễ thành hôn nhưng cũng không nên cứng nhắc như buổi hội thảo. Bạn cần trang trí cho hội trường sao cho trang trọng, ấm cúng, màu sắc hòa nhã, lịch sự phù hợp với thị hiếu chung của khách mời. Những thứ bạn cần chuẩn bị cho hội trường như:

• Sân khấu: Rèm trang trí, bachkgrop sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thảm trải sàn
• Không gian chung: banner hoặc đèn điện trang trí
• Cửa ra vào: Cổng hơi hoặc banrol về sự kiện

Nhân sự cho sự kiện

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất cho các sự kiện. Bạn cần sắp xếp đủ các nhân sự sau để đảm bảo đủ nhân sự cho chương trình:

• Lễ tân phục vụ chương trình
• MC điều hành chương trình
• Đội ngũ hỗ trợ sân khấu
• Đội ngũ hậu cần

Chuẩn bị đạo cụ tiến hành trong sự kiện

Tùy vào quy mô cũng như những hoạt động diễn ra trong chương trình mà bạn cần chuẩn bị những đạo cụ gì. Nhưng tối thiểu bạn cần có những thứ sau:

• Trang phục đồng bộ cho PG (Nếu có bộ phận PG)

• Hoa cài áo khách
• Tập san về doanh nghiệp cho khách
• Máy chiếu trình chiếu video của doanh nghiệp
• Đạo cụ tổ chức game trong chương trình
• Nước, đồ ăn nhẹ cho khách
• Ly và rượu sam-panh khai tiệc
• Khu vực triển lãm văn hóa doanh nghiệp (nếu có)
• Hộp bốc thăm trúng thưởng hoặc vòng quay xổ số

Tiệc chiêu đãi

Tiệc là phần cần có trong mỗi sự kiện, bởi mục đích chính của các sự kiện doanh nghiệp là tri ân khách hàng, tri ân những nhân viên trong công ty cũng như thu hút khách hàng tiềm năng mới. Do đó, bữa tiệc cần được lực chọn thực đơn thật kỹ. Tùy vào đặc điểm của khách mời mà bạn chọn thực đơn cho hợp lý. Ví dụ: khách mời của bạn ở khu vực ven biển thì bữa tiệc nên chọn các món đặc sản miền núi, hay nếu khách của bạn là khách mời cấp cao thì bạn nên chọn những món ăn cao cấp để thể hiện sự tôn trọng khách, nếu khách mời bình dân, bạn không nên chọn món quá lạ sẽ khiến khách không thích nghi được và bữa tiệc của bạn sẽ thất bại.

Với 6 điều cần có trong tổ chức sự kiện trên , việc chuẩn bị chu đáo kỹ lưỡng sẽ đem lại thành công rất cho chương trình. Nhưng nếu bạn thấy có quá nhiều thứ cần chuẩn bị mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm thì đừng ngại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhé. Saigon Team Building sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn để có một chương trình thành công và hiệu quả nhất với các dịch vụ:

• Thiết kế trang trí hội trường
• Cho thuê MC chuyên nghiệp
• Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện
• Cho thuê nhân sự tổ chức sự kiện
• Liên hệ các dịch vụ hỗ trợ tổ chức: hội trường, nhà hàng, âm thanh, ánh sáng, vũ đoàn, mascot, múa lân,….
• …

Hãy liên hệ với chúng tôi để có được cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín.