7 kỹ năng cần có trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những nghề khó nhất và yêu cầu nhiều kỹ năng nhất, chính vì thế để theo được nghề không phải là một việc đơn giản. Saigon teambuilding sẽ chia sẻ với các bạn 7 kỹ năng cần có trong tổ chức sự kiện cơ bản nhất mà bất cứ người tổ chức nào cũng đều cần có.

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian được cho là kỹ năng cần có đầu tiên để làm cơ sở cho những việc tiếp theo triển khai. Người tổ chức cần có timeline cụ thể cho từng đầu việc và cố gắng sát sao để không làm khung thời gian bị chênh lệch. Tránh tuyệt đối việc sự kiện diễn ra quá dài, quá ngắn hay những phần việc quan trọng lại không có thời gian khi đã tốn quá nhiều vào những phần không cần thiết. Như thế sẽ khiến chương trình giảm đi sự thành công rất nhiều.

Kỹ năng quản lý nhân sự

Trong mỗi sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần một ekip làm việc, do đó, việc quản lý được những nhân sự đó trong tầm kiểm soát và có thể phối hợp với nhau tốt nhất là rất quan trọng. Người tổ chức sự kiện cần hiểu rõ nhân viên mình, giao công việc cụ thể phù hợp với năng lực của từng nhân viên, các nhân viên cần sẵn sàng giúp đỡ đồng đội mình tỏng những tình huống phát sinh, như thế mới có thể tạo ra một ekip làm việc tháo vát và chuyên nghiệp nhất.

Linh hoạt sử lý tình huống

Tổ chức sự kiện không chỉ tổ chức những cái theo khung có sẵn mà quan trọng hơn cả là biết lường trước những phát sinh trong ngày diễn ra chương trình để có phương án xử lý tốt nhất. Những phát sinh đó có thể là thời tiết, nhân sự, đạo cụ, địa điểm, dịch vụ đi kèm,…Điều chứng mình một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là biết linh hoạt trong mọi tình huống và xử lý chúng sao cho người tham gia không hề biết về những phát sinh đó.

Kỹ năng giao tiếp và ứng xử

Nghề tổ chức sự kiện được cho là “Nghề làm dâu trăm họ” khi phải tiếp xúc, làm việc với rất nhiều những đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, kỹ năng giao tiếp và ứng xử là vô cùng quan trọng. Gặp khách hàng, đối tác mà không thể giao tiếp trôi chảy thì dù có giỏi đến mấy thì việc trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng sẽ bị hạn chế rất nhiều. Ngoài ra, kỹ năng ứng xử, biết xoa dịu những khách hàng khó tính, giải quyết mâu thuẫn trong công việc, trong nội bộ hay trong khách hàng cũng là một điểm cộng lớn cho người tổ chức sự kiện.

Khả năng điều phối công việc

Tổ chức sự kiện được tổng hợp từ nhiều lĩnh vực, nhiều kỹ năng và nhiều phần công việc khác nhau, để tổ chức được sự kiện thì việc điều phối công việc suôn sẻ, phân chia công việc rõ ràng từ công tác chuẩn bị, tới khi chương trình được diễn ra và khi kết thúc chương trình sao cho sự kiện được diễn ra theo đúng tiến độ. Chỉ không may sai sót một chút trong khâu điều phối công việc thôi cũng có thể khiến chương trình bị sai sót.

Biết lắng nghe và chắt lọc thông tin

Sau mỗi chương trình, người tổ chức sự kiện sẽ nhận được rất nhiều phản hồi từ khách hàng. Phản hồi tích cực có nhưng những góp ý cũng có, điều quan trọng là biết thông tin nào có lợi cho đơn vị tổ chức của mình. Không ai có thể làm vừa lòng tất cả mọi người, nhất là khi mỗi sự kiện có tới hàng trăm thậm chí hàng nghìn người tham gia. Người tổ chức sự kiện cần kiện định, vững vàng lập trường, biết chọn những phản hồi tích cự để làm động lực phát triển, nghe những góp ý thiện cảm để hoàn thiện rút kinh nghiệm cho những chương trình sau. Tránh việc lung lay bởi những phản hồi tiêu cực mà khiến công việc đi xuống.

Dám mạo hiểm và biết cách mạo hiểm

Mạo hiểm ở đây không phải là dẫn thân vào những dự án quá sức với khả năng tổ chức của mình. Mạo hiểm và biết cách mạo hiểm trong tổ chức sự kiện là dám khẳng định với khách hàng những giá trị mà đơn vị mình có và dám làm hết sức mình để thực hiện lời cam kết đó. Khi những lời hứa được thực hiện, những lời cam kết được chứng minh thì đơn vị tổ chức sự kiện sẽ dần chiếm được cảm tình cùng niềm tin của khách hàng thay vì những lời sự nghi ngờ về năng lực tổ chức. Mạo hiểm và biết cách mạo hiểm là một yếu tố cần có của người tổ chức nếu mong muốn sự phát triển trong tương lai.

Saigon teambuilding là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẵn sàng mang đến cho khách hàng những chương trình thành công và ấn tượng nhất.

Liên hệ với chúng tôi qua các thông tin dưới đây để được tư vấn thêm:

Công ty Sài Gòn Teambuilding

Địa chỉ: 45 Vườn Lài, Phú Thọ Hoà, Tân Phú, Hồ Chí Minh

Tel : (04) 3 926 43 63

Hotline Miền Nam : 0939 359 286

Hotline Miền Bắc: 090 320 9712

Email: [email protected]