5 NGUYÊN TẮC VÀNG CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện là chương trình góp phần quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty, tổ chức một cách rộng rãi thông qua việc đạo diễn những sự kiện quan trọng. Đây là là một phần quan trọng trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Để có được một chương trình sự kiện thành công và hiệu quả nhất với mục tiêu của nó, 5 quy tắc các đơn vị tổ chức cần nắm rõ để xây dựng nên một chương trình toàn diện nhất chính là 5W: Why, Who, Where, What, Wow.

Why: Tại sao lại tổ chức sự kiện này?

Với bất kỳ sản phẩm nào, bạn cũng cần biết chúng sinh ra để làm gì? Tại sao lại làm ra nó mà không phải là một thứ khác. Các sự kiện cũng thế, bạn cần biết tại sao lại có sự kiện này để từ đó bám chắc vào lý do để triển khai công việc, tránh lạc đề mà làm sai lệch ý nghĩa ban đầu của sự kiện.
Để làm được điều đó, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
Tại sao phải tổ chức sự kiện này? Tổ chức để làm gì?
Tổ chức như thế nào?
Nhu cầu của khách hàng?
Làm sao để thu hút người tham dự/quan tâm?
Đây chính là bước đặt mục tiêu cho sự kiện. Nó là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết và cần được thực hiện nghiêm túc.

Who: Sự kiện này dành cho ai?

Trước khi đưa ra một chương trình hay kịch bản sự kiện, các đơn vị tổ chức cần trả lời được những câu hỏi sau:
Khách hàng chính ở đây là ai?
Khách tham dự là những ai?
Khách mong muốn, suy nghĩ, yêu thích cái gì?
Thói quen, địa vị xã hội của họ ra sao?
Việc xác định được chính xác khách hàng của mình sẽ đảm bảo mức độ thành công của một sự kiện. Người tổ chức giỏi không chỉ làm hài lòng được những khách hàng chính mà còn cần tạo được ấn tượng với những khách mời, từ đó tạo dấu ấn sau này. Sự kiện thành công chính là được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những vị khách mà sự kiện đó thu hút được, nhất là với những khách hàng tiềm năng.

Where: Sự kiện tổ chức ở đâu?

Địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố góp phần không nhỏ vào thành công của chương trình. Địa điểm đó cần được lực chọn cẩn thận sao cho nó phù hợp với tính chất của sự kiện. Bạn có thể lựa chọn: Khách sạn, resort, khu du lịch, trung tâm hội nghị, nhà hát, sân vận động, công viên,…

What: Điều gì là ấn tượng?

Đây là bước xây dựng ý tưởng cho chương trình. Ý tưởng là ưu tiên số 1 và là cốt lõi dẫn đến sự thành công của sự kiện. Và trong mọi sự kiện, sự thán phục, ngưỡng mộ, hài lòng của khách hàng là mục tiêu then chốt cuối cùng. Công việc tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi các đơn vị tổ chức sự sáng tạo, tìm tòi, học hỏi.
Khi triển khai kế hoạch thực hiện chương trình, các đơn vị tổ chức sự kiện cần bám vào ý tưởng để gửi thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng, thông điệp phải thật đơn giản, dễ nhớ và gắn liền tới chủ đề của chương trình . Cần lên kế hoạch chi tiết cho từng công đoạn, dự trù trước những tình huống phát sinh để tránh tối đa các sự cố làm ảnh hưởng đến thành công và hiệu quả của chương trình.

Việc gây ấn tượng cũng cần được quan tâm ở bước quảng bá hình ảnh sự kiện. Những băng rôn, áp phích, quảng cáo truyền hình tạp chí cần rõ ràng, nhã nhặn, đánh đúng tâm lý người xem để thu hút đông đảo quan tâm, tạo hiệu ứng cho chương trình.

Wow: Tạo tiếng vang thế nào?

Tiếng vang của một chương trình sự kiện chính là dư âm về sự thành công của nó sau khi hoàn thành. Nó cần được chăm chút tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ. Rất nhiều trường hợp, chính những tiểu tiết đã phá hỏng công sức đầu tư cho toàn bộ sự kiện. Các chương trình diễn ra trong sự kiện cần được đánh đúng vào tâm lý khách hàng. Khiến họ cảm thấy mình như nhân vật chính trong sự kiện đó. Tiếng vang của sự kiện còn được thể hiện qua những khách hàng tham gia sự kiện. Đây là một cách quảng bá miễn phí nhưng hiệu quả nhất cho sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện.

Làm sao để khán giả khi tham gia sự kiện phải thốt lên “WOW” một cách thán phục và duy trì được sự thán phục ấy suốt thời gian tổ chức cũng như khi kết thúc mới là thành công thật sự.
Nếu áp dụng cả 5 nguyên tắc trên trong tổ chức sự kiện, nhất là những sự kiện với quy mô lớn thì việc có một chương trình thành công và hiệu quả thực sự dễ dàng. Chúc các bạn có những chương trình thành công và mang lại hiệu quả như mong đợi.

Liên hệ ngay với Saigon team building để được tư vấn chi tiết hơn nữa nhé.