Kế hoạch tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm

Để tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thì yếu tố đầu tiên cần có là một bản kế hoạch về chương trình. Sự kiện muốn thành công thì trước tiên nó phải đảm bảo đầy đủ các đầu mục của chương trình. Do đó, một bản kế hoạch chi tiết là rất cần thiết. Saigon teambuilding sẽ chia sẻ với các bạn bản kế hoạch cơ bản cho một sự kiện giới thiệu sản phẩm.

Lên số lượng khách mời

Lên số lượng khách mời là công việc đầu tiên cho bất kỳ sự kiện nào. Đối với lễ ra mắt sản phẩm, khách mời sẽ rất đa dạng bao gồm: đại diện doanh nghiệp từ cấp trên xuống cấp dưới, các đại   lý phân phối sản phẩm, ban truyền thông, khách hàng tiềm năng, người tiêu dùng,…Bạn cần lên danh sách từ những nhân vật quan trọng nhất trở xuống để tránh việc bỏ quên.

Chọn hình thức tổ chức

Đối với event giới thiệu sản phẩm mới, có 4 hình thức chính mà các doanh nghiệp có thể chọn để tổ chức: Họp báo, Event launching, Sampling dùng thử và Roadshow. Tùy vào kinh phí cũng như mục tiêu mà bạn hướng tới để lựa chọn hình thức tổ chức cho hợp lý.

Chọn địa điểm tổ chức

Đại điểm tổ chức không nhất thiết là phải sang trọng, hoa mỹ. Điều quan trọng là thuận tiện di chuyển và gắn với sản phẩm là tốt nhất. Bạn có thể tổ chức ngay tại đại lý chính của sản phẩm hoặc ngay tại công ty sản xuất. Tuy nhiên, cách để tạo sự hào hứng và ấn tượng cho khách mời là một địa điểm mới lạ. Ví dụ: buổi ra mắt sản phẩm sữa tươi tại trang trại bò sữa, buổi ra mắt nhãn hiệu nước hoa mới được tổ chức tại cánh đồng hoa và tham quan dây chuyền sản xuất,…Những địa điểm này sẽ mang lại hiệu ứng rất lớn với nhãn quan của khách mời đấy.

Dự trù kinh phí tổ chức

Kinh phí tổ chức là cái quyết định cho chương trình của bạn sẽ được tổ chức như thế nào. Bạn cần biết doanh nghiệp chi bao nhiêu cho buổi lễ này. Từ đó, bạn mới có cơ sở phân chia khoản ngân sách ấy theo từng mục riêng và sẽ biết cách chi tiêu sao cho hợp lý.

Liệt kê những thứ cần chuẩn bị

Lễ ra mắt sản phẩm mới có khá nhiều thứ phải chuẩn bị, bao gồm:

• Thiếp mời hoặc vé tham dự
• Đặt dịch vụ: địa điểm tổ chức, tiệc (nếu có),
• MC, PG, hỗ trợ viên
• Sân khấu, trang trí không gian tổ chức
• Vị trí đặt sản phẩm
• Âm thanh, ánh sáng, banner, backdrop sân khấu.
• Hoa, quà tặng khách.

Trên đây là những thứ cơ bản nhất cho một sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Tùy theo quy mô sự kiện, những hoạt động kèm theo mà doanh nghiệp bạn có thể bổ sung thêm như: văn nghệ, quay số trúng thưởng, bốc thăm,…

-> Xem thêm: Thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Phân công công việc

Đây là việc rất quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ cũng như thành công của sự kiện. Nếu doanh nghiệp bạn tự tổ chức thì bạn càng cần lưu ý kỹ về vấn đề phân công công việc. Khi doanh nghiệp bạn chưa có nhiều kinh nghiệm về tổ chức sự kiện thì bạn cần dựa vào năng lực của từng người để phân chia công việc hợp lý nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt timeline cụ thể cho từng đầu việc để bạn dễ quản lý cũng như đảm bảo được tiến độ công việc.

Kế hoạch tổ chức đôi khi chỉ là những gạch đầu dòng cho những việc phải làm nhưng nếu không có nó, bạn sẽ không biết nên bắt đầu từ đâu. Hãy dành ra 15 phút để viết một kế hoạch cho chương trình. Bạn sẽ thấy hiệu quả công việc tốt hơn rất nhiều đấy.

Nếu có thắc mắc, xin hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhé:

Sài Gòn team building

Địa chỉ: 45 Vườn Lài, Phú Thọ Hoà, Tân Phú, Hồ Chí Minh

Tel : (04) 3 926 43 63

Hotline Miền Nam : 0939 359 286

Hotline Miền Bắc: 090 320 9712

Email: [email protected]